○平生町文書編さん保存規程
昭和30年9月1日
規程第17号
第1条 平生町文書編さん保存については、法令(条例、規則を含む。)等に別段の定めがあるものを除き、この規程の定めるところによる。
第2条 この規程において文書とは、職員が職務上作成し、又は収受した文書(文書管理システムで作成した電子文書を含む)、図面、写真及びフィルム又は電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。
2 文書の種類及び保存期間は、別表1のとおりとする。ただし、法令に保存期間の定めがある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存期間はそれぞれ法令に定める期間又は時効期間によるものとする。
第3条 文書は常に整理し、非常災害に対して支障のないようにしておかなければならない。
第4条 文書は、特に町長の許可を受けた場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。
第5条 完結文書は、すべて索引を付さなければならない。ただし、第5種の文書については、これを省くことができる。
第6条 文書の編さんは、会計年度ごとに編さんする。
2 多量又は大きさを異にするときは、適宜分冊し編さんすることができる。
第7条 編さんした紙文書は、原則としてフォルダーに収納し、見出しに年度、個別ファイル名、保存期間、ファイル番号、廃棄年度を記入しなければならない。
2 前項のフォルダーは、事務所内で管理する場合は、フォルダー専用のキャビネに保管する場合を除き、原則として文書分類ごとのボックスに収納し、背表紙に管理部署、文書分類番号、分類名、個別ファイル名を記入しなければならない。
3 前各項の規定は、第1種の文書又は簿冊管理等とせざるを得ない文書を除くものとする。ただし、保管状況については文書管理システムに登録するものとする。
第8条 編さん文書は、必要に応じ災害その他非常の場合に備え、非常持ち出しの表示を付しておかなければならない。
第9条 編さん文書で常時必要のない文書は、書庫又は総務課長が別に定める場所(以下「書庫等」という。)に保存するものとする。
2 総務課長は、書庫等に保存する文書(以下「保存文書」という。)を管理し、その整理整頓に努めるものとする。
第10条 保存文書を借覧しようとするものは、総務課長の承認を得なければならない。
第11条 保存文書は、抜取、取替又は訂正をしてはならない。
第12条 総務課長は、毎年1回保存期間の経過した文書を精査して関係課(室)長に合議の上、廃棄の手続をしなければならない。
第13条 文書のうち電磁的記録は必要に応じて、共用サーバー等への保管、又は記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止するための適切な措置を講じなければならない。
2 電磁的記録を納める記録媒体は、第1種又は第2種の文書及び統計資料並びに所属長が特に必要と認めるものは専用の保管庫において保管するものとし、その他のものは原則として個別ファイルに合わせて保管するものとする。
第14条 保存期間の経過した文書で、なお必要があると認められるものは、さらに期間を定めて保存することができる。
第15条 文書の編さん保存について、前条までに定めるもののほか、必要な事項は別に定める。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和31年規則第7号)
この規則は、昭和31年4月1日から施行する。
附則(昭和34年訓令第1号)抄
1 この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和34年訓令第2号)抄
1 この規程は、昭和34年4月1日から施行する。
2 この規程施行のとき従前の規程等による様式を使用している帳簿その他用紙等は、この規程の規定にかかわらず、なお当分の間当該帳簿その他用紙等を使用することができる。
附則(昭和51年訓令第5号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(昭和60年訓令第5号)
この訓令は、昭和61年1月1日から施行する。
附則(平成11年訓令第4号)
この訓令は、平成11年7月1日から施行する。
附則(平成14年訓令第4号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第11号)
この訓令は、平成19年7月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第4号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第5号)
この訓令は、平成22年1月4日から施行する。
附則(平成24年訓令第2号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
(経過措置)
2 行政不服審査法附則第3条の規定によりなお従前の例によることとされる行政庁の処分又は不作為についての不服申立てについては、この訓令の施行後も、なお従前の例による。
附則(平成29年訓令第2号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第2号)
この訓令は、令和4年5月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第2号)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行前に編さん又は製本等の完了している文書における第7条の規定の適用は、なお従前の例による。
3 この訓令の施行前に編さん又は製本等の完了している文書で保存期間の一部を経過しているものに係る保存期間の算定については、すでに経過した期間は保存期間に通算する。
別表1(第2条関係)
文書種別 | 保存期間 | 文書 |
第1種 | 永年 | (1) 町の廃置分合、境界変更及び字名称、区域変更に関する書類 (2) 重要な財産、公の施設に関する書類 (3) 町史の資料となるべき書類 (4) その他永年保存の必要があると認められるもの |
第2種 | 30年 | (1) 条例、規則その他例規類の原議 (2) 主要な告示、公告、指令、通達及び通知 (3) 事務引継に関する書類 (4) 職員の進退及び懲戒に関する文書並びに履歴書 (5) 褒賞に関する文書 (6) 歳入及び歳出予算及び決算書 (7) 財産、公の施設に関する文書で第1種に属さないもの (8) 町債に関する書類 (9) 町議会に関する重要な文書 (10) 本町調製の諸統計書及び重要な報告書 (11) 原簿台帳等の簿冊で重要なもの (12) 許可、認可、契約等で重要な文書 (13) 請願、訴訟及び審査請求に関する書類 (14) その他30年間保存の必要があると認められる文書 |
第3種 | 10年 | (1) 租税その他公課に関する書類 (2) 会計上の文書帳簿で決算を終ったもの (3) 報告、届出、調査等で特に重要な文書 (4) 許可、認可、契約等の文書で第2種に属さないもの (5) 陳情、請願等で重要な文書 (6) その他10年間保存の必要があると認められる文書 |
第4種 | 5年 | 第1、2、3種に属さないもので、5年間保存の必要があると認められる文書 |
第5種 | 1年 | 第1、2、3、4種に属さない文書 |