戸籍に関する証明書・住民票の写しが必要なとき

戸籍の謄本・抄本、住民票の写しなどの請求や、各種の証明書の請求手数料などは、次のとおりです。

（注釈）本人確認書類については、”窓口での「本人確認」について”でご確認ください。

戸籍届、住民異動届、住民票の写しや戸籍謄本などの証明書請求の際に、窓口で「本人確認」を行っています。

なりすましによる戸籍・住民票の不正な取得を防ぐため、証明書請求時に窓口へ来られた人の本人確認をさせていただきます。窓口へ来られる際には、本人確認書類をお持ちください。

ご理解・ご協力をお願いします。

戸籍や住民票に関する届出及び証明

戸籍(婚姻、離婚、養子縁組、養子離縁、認知の届出)

運転免許証、旅券(パスポート)、個人番号カード（マイナンバーカード）、住民基本台帳カード、その他官公署が発行した免許証、許可証もしくは資格証明書等

健康保険証、年金証書(手帳)、住民基本台帳カード(写真なし)など

戸籍に記載されていない人が戸籍謄本等を請求する場合や、本人または同一世帯でない人が住民票等を請求する場合は、代理人の本人確認書類・印章とあわせて委任状が必要となります。

また、委任状の作成が困難な場合は、正当な請求理由などを請求書に詳しく書いてもらうことが必要となります。

委任状は下記リンク(「申請書等ダウンロード」ページ)から入手できます。

委任状の作成にあたっては、必ず委任者が全内容を自書で記入、押印してください。
なお、手が不自由などの理由で委任状を書くことができない場合は、委任者の意思を確認の上、代理人・委任者以外の方が代筆者として、すべて記入してください。

委任者本人に電話で確認する場合がありますので、確認のとれる電話番号を記載してください。

平成24年12月1日から、住民票の写しや戸籍謄本等を本人の代理人または第三者に交付したとき、本人にその事実をお知らせする「本人通知制度」を始めました。

この制度は、平生町に住民登録や本籍のある方やあった方が事前に登録しておけば、その方の住民票の写しなどを代理人又は第三者に交付した時に、その事実を登録者本人に郵送により通知する制度です。

本人通知により、不正請求の抑止や、不正取得による個人の権利の侵害防止の効果が期待できます。

1. 事前登録
   通知を希望される方は、町民福祉課で事前に登録申請書を提出します。
2. 登録者名簿へ登録
   町から登録決定通知書を送付します。
3. 代理人・第三者からの請求
   請求の内容を審査の上、交付します。
4. 登録者へ通知
   事前に登録された方に、交付した事実を通知します。

• 平生町の住民基本台帳に記載されている(いた)人
• 平生町の戸籍に記載されている(いた)人

1. 平生町本人通知登録申請書(第1号様式)【以下でダウンロードできます】
2. 窓口に来られる方の本人確認書類（運転免許証、旅券（パスポート）、顔写真付き住民基本台帳カードなど）・印章
3. 法定代理人(未成年者の保護者や成年後見人)の場合は、戸籍謄本等法定代理人の資格を証するもの(平生町内に本籍があり、町で法定代理人の資格が確認できる場合は不要です)・印章
4. 任意代理人の場合は、申請者の本人確認書類の写しを添付した申請者自署による委任状・任意代理人の本人確認書類・印章

遠方や疾病その他やむを得ない理由で窓口に来られない場合は、郵送での手続きもできます。

その場合は、上記の書類(本人確認書類は写し)を同封して町民福祉課まで送付してください。

• 住民票の写し(除票を含む。)
• 住民票記載事項証明書
• 戸籍の附票の写し(除附票を含む。)
• 戸籍謄本・抄本(除籍・改製原を含む。)
• 戸籍記載事項証明書

• 本人、同一世帯員からの住民票の写し（記載事項証明書）の請求
• 本人、同一戸籍に記載されている方、配偶者及び直系の尊属卑属からの戸籍関係証明書の請求
• 国や地方公共団体からの公用請求
• 町長が特別な事情があると判断した請求

• 証明書の交付年月日
• 交付した証明書の種別及び通数
• 交付請求者の種別(本人の代理人又は第三者の別)

交付請求者の住所・氏名などは通知しません。

さらに詳しい内容がお知りになりたい場合は、平生町個人情報保護条例の規定に基づき開示請求をすることができますので、通知書と本人確認・権限確認ができるものをお持ちの上、町役場町民福祉課までお越しください。

住所の異動の届出や戸籍の届出により、登録申出書に記載した内容に変更があった場合や、登録を廃止するときは、平生町本人通知登録(変更・廃止)届出書(第4号様式)を提出してください。

平成26年10月1日から、戸籍謄本などの不正取得により個人の権利利益が侵害されることを防ぐために、本人告知制度を実施しています。

この制度は、戸籍謄本などを第三者が請求したもののうち、身元調査などの目的で不正に取得されたことが明らかになった場合に、その被害者および被害の疑いのある人にその事実をお知らせするものです。

本人通知制度の対象となる証明書と同じです。

• 不正取得された個人が特定できる場合は、取得された本人
• 本人を特定できない場合は、戸籍の筆頭者又は住民票の世帯主

告知対象者に「戸籍謄本等の不正請求に係る告知書」、「不正請求に係る説明書」を郵送します。

様式は、下記リンク(「申請書等ダウンロード」ページ)から入手できます。

戸籍謄本・抄本、除籍謄本・抄本および住民票の写しは、郵便で請求することができます。

本人・配偶者・父・母・子など直系親族の人

以下のものを同封して郵送してください。

1. 交付申請書
   下記リンク(「申請書等ダウンロード」ページ)からダウンロードできます。
2. 返送用封筒(請求する人の住民登録のある住所・氏名を記載したもの)
   住民票に記載された住所(住民登録の住所)にしか郵送できませんので、お間違えのないようにお願いします。
3. 返送用切手
   返送時の重さにより違いますので、ご注意ください。
4. 手数料(ゆうちょ銀行(郵便局)の定額小為替)
5. 請求する人の免許証、保険証等の写し(請求する人の本人確認のため)

注意：戸籍に関する証明は、本籍地のある市町村でないと交付することができません。

申請書に次のことを記入、押印してください。

法人の事業所所在地、会社名、代表者肩書・氏名、代表者印または会社印

1. 交付申請書
   下記リンク(「申請書等ダウンロード」ページ）からダウンロードできます。
2. 返送用封筒(請求する人の住民登録のある住所・氏名を記載したもの)
   住民票に記載された住所(住民登録の住所)にしか郵送できませんので、お間違えのないようにお願いします。
3. 返送用切手
   返送時の重さにより違いますので、ご注意ください。
4. 手数料(ゆうちょ銀行(郵便局)の定額小為替)
5. 請求する人の免許証、保険証等の写し(請求する人の本人確認のため)

〒742-1195 山口県熊毛郡平生町大字平生町210番地の1

平生町役場 町民福祉課

平生町電子申請サービスを利用すると、自宅や職場のパソコンまたは携帯電話から、24時間365日、インターネットを使って申請(予約)・届出の手続を行うことができます。

電子申請サービスについては下記リンクをご覧ください。

戸籍関係については、附票の請求のみ申請できます。