本人通知・告知制度について

更新日：2025年02月10日

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戸籍謄本等の交付に係る「本人通知制度」について

平成24年12月1日から、戸籍謄本等の不正請求の抑止や不正取得による個人の権利を侵害されることを防ぐために本人通知制度を実施しています。

この制度は、平生町に本籍及び住民登録のある方やあった方が事前に登録しておけば、その方の戸籍謄本等を代理人又は第三者に交付したときに、その事実を登録者本人に郵送により通知する制度です。

本人通知制度の流れ

  1. 事前登録
    通知を希望される方は、町民福祉課で事前に登録申請書を提出します。
  2. 登録者名簿へ登録
    町から登録決定通知書を送付します。
  3. 代理人・第三者からの請求
    請求の内容を審査の上、交付します。
  4. 登録者へ通知
    事前に登録された方に、交付した事実を通知します。

登録できる方

  • 平生町の住民基本台帳に記載されている(いた)方
  • 平生町の戸籍に記載されている(いた)方

登録手続きに必要なもの

  1. 平生町本人通知登録申請書(第1号様式)【以下でダウンロードできます】
  2. 窓口に来られる方の本人確認書類（運転免許証、個人番号カード（マイナンバーカード）、旅券（パスポート）、顔写真付き住民基本台帳カード等）
  3. 法定代理人(未成年者の保護者や成年後見人)の場合は、戸籍謄本等、法定代理人の資格を証するもの(平生町内に本籍があり、町で法定代理人の資格が確認できる場合は不要です)
  4. 任意代理人の場合は、申請者の本人確認書類の写しを添付した申請者自署による委任状・任意代理人の本人確認書類

遠方や疾病その他やむを得ない理由で窓口に来られない場合は、郵送での手続きもできます。

その場合は、上記の書類(本人確認書類は写し)を同封して町民福祉課まで送付してください。

下記のリンクから申請書がダウンロードできます。

申請書等ダウンロード

通知対象となる証明書

  • 住民票の写し(除票を含む。)
  • 住民票記載事項証明書
  • 戸籍の附票の写し(除附票を含む。)
  • 戸籍謄本・抄本(除籍・改製原を含む。)
  • 戸籍記載事項証明書

通知対象とならない請求

  • 本人、同一世帯員からの住民票の写し（記載事項証明書）の請求
  • 本人、同一戸籍に記載されている方、配偶者及び直系の尊属卑属からの戸籍関係証明書の請求
  • 国や地方公共団体からの公用請求
  • 町長が特別な事情があると判断した請求

通知内容

  • 証明書の交付年月日
  • 交付した証明書の種別及び通数
  • 交付請求者の種別(本人の代理人又は第三者の別)

交付請求者の住所・氏名などは通知しません。

さらに詳しい内容がお知りになりたい場合は、平生町個人情報保護条例の規定に基づき開示請求をすることができますので、通知書と本人確認・権限確認ができるものをお持ちの上、町役場町民福祉課までお越しください。

登録内容の変更・廃止

戸籍や住所の異動の届出により、登録申出書に記載した内容に変更があった場合や、登録を廃止するときは、平生町本人通知登録(変更・廃止)届出書(第4号様式)を提出してください。

戸籍謄本等の不正取得をお知らせする「本人告知制度」について

平成26年10月1日から、戸籍謄本等の不正取得により個人の権利利益が侵害されることを防ぐために、本人告知制度を実施しています。

この制度は、戸籍謄本等を第三者が請求したもののうち、身元調査等の目的で不正に取得されたことが明らかになった場合に、その被害者および被害の疑いのある人にその事実をお知らせするものです。

告知対象となる証明書

本人通知制度の対象となる証明書と同じです。

告知対象者

  • 不正取得された個人が特定できる場合は、取得された本人
  • 本人を特定できない場合は、戸籍の筆頭者又は住民票の世帯主

告知方法

告知対象者に「戸籍謄本等の不正請求に係る告知書」、「不正請求に係る説明書」を郵送します。

この記事に関するお問い合わせ先

町民福祉課 戸籍班
〒742-1195 山口県熊毛郡平生町大字平生町210-1
電話番号：0820-56-7113
ファックス：0820-56-7116​​​​​​​
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